Bilo da je mala i efikasna ili da je ugrađena u temelje društva, birokratija je nužna. Upravljanje državom podrazumeva odnose građana i institucija u koje je moguće stupiti samo preko šaltera, svojevrsnog portala sa kog sistem prebrojava, analizira, podstiče i kažnjava, a nadasve opslužuje sve građane zajednice čiji je servis.
Opsesivno usmerenim na efikasnost i smanjenje troškova u javnom sektoru, savremenim državama su tehnologije omogućile da eliminišu ne samo šalter i redove, već i hrpu papira koja ih prati, fioke, pečate i zidove. Ovaj nestanak zidova podrazumeva preseljenje kancelarija i čitavih institucija u sajber okruženje, ali pre svega rušenje prepreka između različitih službi.
Koncept se naziva elektronska, ili eUprava a svrha mu je da državu prevede iz kafkijanske noćne more u bajku o savršeno sistematizovanoj hijerarhiji, u kojoj građani i službenici u međusobnoj razmeni ostvaruju maksimum rezultata, uz minimum traćenja vremena.
Glomazna administracija zaglavljena u procesu prelaska iz jednog u drugi modus vivendi ponekad izgleda kao kombinacija najgorih odlika dva sveta. Otežana komunikacija različitih službi upotpunjena je novim izazovima digitalnog okruženja.
Organi javne uprave osnovani nakon što je splasnuo početni entuzijazam koji je pratio tehnološke inovacije, građeni su s obzirom na ozbiljne bezbednosne rizike i opremljeni alatima za eru Velikih podataka. Tradicionalne institucije, međutim, čiji je “izlazak na internet” podrazumevao puku digitalizaciju postojećih arhiva i izradu odgovarajuće veb prezentacije, sačuvale su i zidove i šaltere. Ovaj raskorak, između ostalog, jedan je od glavnih uzroka administrativnog problema koji se ogleda u umnožavanju podataka koje ustanove obrađuju.
Iako bi po savremenom scenariju efikasne državne uprave, građani svoje poslove trebalo da obave sa par elektronskih zahteva ka centralizovanom sistemu koji, zatim, opslužuje različite službe, u skladu sa njihovim potrebama i ovlašćenjima – administracija u Srbiji prisiljena je da stvara niz praktično kloniranih sistema, što podrazumeva dodatne troškove i nepotrebnu replikaciju posla. S druge strane, građani su gotovo sa svakim novim zahtevom obavezni da ispočetka popunjavaju formulare, dostavljajući iste podatke o sebi na različite šaltere, čak i kada je reč o službama u okviru iste ustanove.
Ovakvo umnožavanje podataka o ličnosti otvara niz rizika po bezbednost samih podataka građana, ali i po efikasnost posla organa javne uprave.
Kada su podaci o ličnosti pohranjeni na desetinama servera u različitim organizacijama koje, u skladu sa svojim budžetima i nivoom razvoja, imaju različite bezbednosne standarde i protokole, pitanje kompromitovanja baze postaje rizik za čitav sistem državne uprave. Slučaj Agencije za privatizaciju uverljivo je demonstrirao kako bezbednosni propust jednog organa utiče na poslovanje svih institucija, obezvređujući čak i najskuplje sigurnosne mere koje su mogle preduzeti.
Konačno, neprestano umnožavanje podataka dovodi u pitanje kvalitet informacija i obavezuje različite organe da neprestano porede i proveravaju baze podataka kojima raspolažu, kako bi utvrdili koji su podaci ažurni.
Obimno istraživanje koje je SHARE Fondacija sprovela tokom proteklih godinu dana u šest odabranih organa javne uprave, pokazalo je da fragmentiranost sistema praktično onemogućava doslednu primenu zakonom propisanih mera za zaštitu podataka o ličnosti. Bez promena u samoj arhitekturi sistema, san o efikasnoj administraciji ostaće izvan domašaja.