Na osnovu istraživanja koje je uradila Share Fondacija utemeljeno je novo pravilo – e-mail komunikacija ili druga prepiska između lica zaposlenih u državnoj upravi predstavlja informaciju od javnog značaja.
Pristup sadržaju može da traži svaki građanin, a ukoliko vam državni organ uskrati informacije, navodeći neki od zakonskih osnova, uvek možete da podnesete žalbu Povereniku, koji će da donese odluku da li je takav postupak državnog organa bio ispravan ili ne. Dakle, konačnu odluku o razlozima za isključenje ili ograničenje ovog prava ipak donosi Poverenik za informacije od javnog značaja, a ne državni organ. Zakon o slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja nigde to izričito ne navodi, ali svaki državni organ je dužan da po zahtevu građana dostavi tražene mejlove ili drugu prepisku između državnih organa, osim ako nisu ispunjeni neki od razloga za isključenje ili ograničenje slobodnog pristupa informacijama.
Kako je u javnoj upravi zaposleno više od 500 000 ljudi, oni bi trebalo više da povedu računa kako se odnose prema zvaničnoj komunikaciji u svim oblicima, bez obzira da li je reč o ministru ili službeniku nižeg ranga.
U želji da utvrdi kako se pojedini državni organi ophode prema službenoj elektronskoj prepisci u svetlu Zakona o slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja, ali i sa stanovišta ustavne zaštite tajnosti pisama i drugih sredstava komunikacije, Share Fondacija je prošle godine uputila niz zahteva za dostavljanje službenih mejlova za odabrani dan.
Prvi zahtev upućen je kancelariji Poverenika za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti za službenu prepisku na dan 21. februara 2014. Odgovor je sadržao kopije prepiske koju je tog dana Poverenik Rodoljub Šabić razmenio (primio i poslao) sa zaposlenima u kancelariji koristeći službeni mejl nalog, uz zatamnjene podatke o trećim licima, kako je i predviđeno zakonom.
Slične zahteve Share Fondacija je potom poslala Agenciji za borbu protiv korupcije, Ministarstvu pravde i JP “Putevi Srbije”, tražeći sadržaj internih službenih mejlova ministra, odnosno direktora ovih institucija na dan 7. maja 2014.
Agencija za borbu protiv korupcije je omogućila uvid u poslate i primljene službene mejlove direktorke Tatjane Babić u okviru njenog kabineta.
Kabinet ministra pravde je naveo da “ne poseduje” elektronsku poštu za 7. maj 2014. Odgovor od Ministarstva pravde o nepostojanju službene prepiske za odabrani datum stigao je skoro godinu dana kasnije, posle žalbe Povereniku na prvobitnu odluku da nam se ne dostave tražene informacije.
Preduzeće “Putevi Srbije” je odbilo zahtev, uz obrazloženje da osobe “na koje se tražene informacije odnose, nisu dale svoj pristanak”. Na pojašnjenje da se zahtev odnosi isključivo na internu službenu prepisku u kabinetu direktora preduzeća, JP “Putevi Srbije” ponovo odbija zahtev, ovog puta sa drugačijim obrazloženjem: “Napominjemo da nismo u obavezi da postupimo po predmetnom dopisu tražioca informacija i omogućimo pristup traženim informacijama, te da ćemo biti u obavezi jedino ako nam Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, to u formi rešenja naloži”. Share Fondacija je uputila žalbu Povereniku na odluku ovog javnog preduzeća, koja je rešena u našu korist. Poverenik je „Putevima Srbije“ naložio da Share Fondaciji dostave tražene informacije u roku od 5 dana od prijema rešenja.
Pažnju javnosti na značaj službenih mejlova državnih zvaničnika nedavno je privukla afera iz SAD, kada je otkriveno da je Hilari Klinton, u vreme dok je obavljala dužnost državne sekretarke, za službene poslove koristila privatnu mejl adresu i server koji se nalazi u njenoj porodičnoj kući. U ovdašnjim medijima slučaj je uglavnom pogrešno prikazan kao istoriografski problem arhiviranja državnih dokumenata, iako je pre svega reč o javnosti rada državnih službi i adekvatnoj zaštiti službene komunikacije. U svoju odbranu, Hilari Klinton je na Tviteru napisala da je, nakon otvaranja istrage o napadima na američko diplomatsko predstavništvo u Bengaziju, tražila da njeni mejlovi budu objavljeni.
Smernice britanskog Poverenika za informacije iz 2011. godine ukazuju da čak i informacije koje se nalaze na privatnim mejl nalozima besplatnih servisa (npr. Yahoo, Gmail, Hotmail) javnih službenika mogu da budu dostupne po Zakonu o slobodnom pristupu informacijama, ukoliko se odnose na njihove zvanične poslove.
Slobodan pristup sadržaju interne komunikacije državnih službi važan je za unapređenje javnosti rada državnih institucija. Odluke Poverenika i drugih organa koji su dostavili informacije Share Fondaciji predstavljaju značajan korak u tom pravcu. Mejlovi su i u Srbiji postali neizostavno sredstvo službene komunikacije u kojoj se razmenjuju mnoge informacije za koje postoji opravdan interes javnosti da zna, dok zakon jasno omogućava anonimizaciju podataka koji bi mogli da naruše privatnost ostalih učesnika u komunikaciji.
Share Fondacija će sličnim inicijativama nastaviti da uspostavlja praksu otvorenosti i transparentnosti kako bi se svim građanima, a posebno novinarima, omogućilo da dobiju uvid u podatke od javnog značaja.
| Državni organ | Dokument |
| Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti | Odgovor na zahtev |
| Agencija za borbu protiv korupcije | Odgovor na zahtev |
| Ministarstvo pravde | Odgovor na zahtev |
| Ministarstvo pravde | Odgovor posle žalbe Povereniku |
| JP „Putevi Srbije“ | Odgovor na zahtev |
| JP „Putevi Srbije“ | Odgovor br. 2 |